La automatización de procesos como una palanca de sostenibilidad

El papel fue inventado por el cortesano chino Ts`ai Lun en el año 105 d.C (siglo II). Fue un avance tecnológico para la humanidad, que permitió perpetuar y extender el conocimiento.

Durante el siglo pasado y el actual, se han disparado el acceso a la tecnología y al consumo del papel. Eso nos ha llevado a un consumo inmenso del papel, en donde el consumo por persona y año es de 60 kilos.

Solo el 80% de esos 60 kilos viene de papel reciclado, los otros 12 kilos vienen de la tala de árboles (un árbol proporciona oxígeno para que respiren tres personas al día), con lo que son muchos árboles los que necesitamos talar para generar el papel que consumimos.

El ciclo del papel daña el medio ambiente, desde la tala delos árboles, hasta la incineración de los residuos del papel.

Gartner estima que el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel. Impresión, presentación, almacenamiento, mantenimiento de archivos y la gestión del residuo del papel (que es 30 veces superior al precio del papel).

La mayoría de vosotros habéis oído sobre la automatización de procesos, muchas empresas han comenzado y otras están muy avanzadas; pero cual ha sido la razón para la automatización de procesos. En algunos casos, reducción de costes; en otros, reducción de actividades manuales, en otros, vamos a probar que es esto. A partir de ahora vamos a cambiar el paradigma dela automatización, basándolo en aquellos procesos que tienen un uso intensivo de papel.

En estos días estamos viendo otro de los efectos que nos ha dejado el COVID-19, que es la escasez de papel a nivel mundial. La industria frenó inversiones donde se preveía la expansión y el aumento de la producción. Además, la pandemia disparó el uso del comercio electrónico, con lo que generó una mayor demanda de papel y cartón para el empaquetado. Es por ello, que esto nos empuja  a reducir nuestro consumo de papel y cartón.

Visto el problema y la ganancia a nivel sociedad y a nivel de empresa, ¿por qué la automatización de procesos puede ser una palanca clara para ser más sostenible?.

Hay estudios donde la automatización de procesos permite ahorrar en España del orden de 8.422 documentos/día. Esto supone un ahorro de176 árboles/día+278.926 litros de agua + 43.163 KV + 26.955 toneladas de emisiones de CO2.

La pandemia nos ha traído algunos entornos de relación, que probablemente antes no hubiéramos pensado en una expansión tan rápida. Nos acordamos de lo que suponía firmar un contrato entre dos compañías (obvio la parte de la negociación), impresión (de al menos) dos copias para firmar los documentos (y cada copia, con un número no despreciable de folios). Las plataformas de firma electrónica nos han facilitado el acceso al documento y su firma, sin tener que imprimirlo, además de reducir los tiempos en el proceso

Cambiemos el paradigma: “Vamos a automatizar los procesos intensivos en el uso del papel”. Es decir, todo aquel proceso con un uso intensivo de papel debería estar en la agenda del Responsable de Sostenibilidad como automatizable. Los Business Partners definirían el proceso, y dentro de él dirían cuando se imprime y cuando no.

Algunos ejemplos de casos de uso donde la automatización delos procesos tiene sentido, como:

1.     Transforma los procesos manuales y desconectados en automáticos y dinámicos flujos de trabajo. Esos procesos manuales y desconectados, seguro que consumen bastante papel y es un foco de errores en la toma de decisiones.

2.    Captura, automatiza y distribuye documentos de manera efectiva (órdenes de compra, facturas, contratos, etc).

3.    Digitaliza tus facturas y tickets de gastos. Las facturas digitalizadas llevan una reducción clara de papel y de tiempo. Las hojas de gastos también nos ayudará reduciendo el consumo de  papel, plataformas donde puedes pedir el billete de avión, el hotel; pero que además puedes adjuntar a posteriori todos los gastos, también reducirán tu consumo de papel.

4.   No permitas imprimir los correos electrónicos, las colas de los correos electrónicos son inmensas, y muchas veces el correo consta de 6 ó 7 páginas de impresión. Si impides la impresión del correo no estarás solo ahorrando en papel, seguro que estás siendo más eficiente.

El impacto de la automatización de procesos es fácilmente medible. Cuantos Kilos de papel hemos ahorrado, comparando con el periodo anterior o el año anterior. Evidentemente, este impacto en reducción de consumo de papel, tiene un impacto directo en la reducción de costes.

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